เคยมีคนรู้จักถามผมว่าทำไมมือถือพังแล้วรูปหายทั้งก้อน ทั้งที่ “สำรองไว้แล้ว” พอตรวจดูจึงรู้ว่าเขาเก็บรูปไว้ในแอปเดียว ซึ่งรันอยู่บนเครื่องเดียว และไม่เคยย้ายออกไปไหนเลย บทความนี้จะอธิบายหลักการสำรองข้อมูลที่คนไอทีใช้กัน แล้วแปลเป็นขั้นตอนที่ทำได้จริงในบ้าน
หลัก 3-2-1 คืออะไร
หลักการนี้พูดสั้น ๆ ว่า ให้มีข้อมูล สามชุด ในสื่อสองชนิด โดยมีหนึ่งชุดอยู่นอกบ้าน ตัวเลขทุกตัวมีเหตุผลของมัน ไม่ใช่แค่กฎที่จำต่อกันมา
ชุดที่หนึ่งคือข้อมูลหลัก ซึ่งก็คือรูปในมือถือของเรา ชุดที่สองคือสำเนาที่เก็บไว้อีกที่หนึ่ง คนละอุปกรณ์กับชุดแรก และชุดที่สามคือสำเนาที่อยู่นอกบ้าน เช่น บนคลาวด์
เหตุผลที่ต้องมีหลายชุดคือ ความเสียหายมักมาเป็นคู่ ๆ เช่น มือถือหายพร้อมกับคอมพิวเตอร์ถูกขโมย หรือไฟไหม้บ้านที่เก็บทั้งสองอย่างไว้ด้วยกัน การมีสำเนาที่อยู่นอกบ้านจึงเป็นด่านสุดท้ายที่กันหายนะ
เหตุผลที่ต้องมีสื่อต่างชนิดคือ แต่ละชนิดมีจุดพังไม่เหมือนกัน ฮาร์ดดิสก์ชอบพังจากการกระแทก แผ่นบันทึกแบบแฟลชพังจากการเขียนซ้ำมาก ๆ และคลาวด์ก็มีวันที่บัญชีถูกปิดหรือรหัสผ่านหาย
ตั้งระบบสำรองรูปให้อัตโนมัติ
ขั้นแรกคือเปิดการสำรองอัตโนมัติในแอปคลาวด์ที่ใช้อยู่ ซึ่งมักมีให้ทุกคนอยู่แล้วในบัญชีที่ผูกกับมือถือ แต่ต้องเข้าไปเปิดเองและเลือกว่าให้สำรองเฉพาะตอนต่อ Wi-Fi หรือทุกเครือข่าย
ตั้งให้สำรองเฉพาะเมื่อต่อ Wi-Fi จะประหยัดข้อมูลมือถือมาก และรูปจะถูกส่งขึ้นไปตอนเราอยู่บ้านเป็นหลัก
ข้อควรระวังคือ คลาวด์ของแอปอาจลบรูปออกจากเครื่องเมื่อพื้นที่เต็ม ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่เปิดอยู่บ่อย ๆ โดยที่เจ้าของเครื่องไม่รู้ตัว ถ้าใครอยากเก็บรูปไว้ในเครื่องด้วย ให้ปิดตัวเลือกนี้ในหน้าตั้งค่าของแอป
ทำสำเนาที่สองบนคอมหรือฮาร์ดดิสก์ภายนอก
การดึงรูปออกจากมือถือมาลงคอมพิวเตอร์เป็นประจำจะช่วยให้มีสำเนาที่สองที่เราควบคุมเองได้ วิธีที่ง่ายและไม่ต้องพึ่งซอฟต์แวร์คือต่อสายแล้วคัดลอกโฟลเดอร์รูปออกมาเป็นรายเดือน
ถ้าใช้ฮาร์ดดิสก์ภายนอก ให้แยกโฟลเดอร์ตามปีและเดือน เช่น โฟลเดอร์ปี ปฏิทินเดือน ซึ่งจะทำให้ค้นหาง่ายและการกู้คืนไม่ต้องรื้อทั้งก้อน
สิ่งที่ไม่ควรทำคือการย้ายรูปออกจากมือถือโดยไม่เหลือสำเนา ควรคัดลอกก่อน แล้วค่อยลบในเครื่องเมื่อแน่ใจว่าสำเนาปลอดภัย
เก็บสำเนาที่สามให้อยู่นอกบ้าน
ชุดที่สามคือนอกบ้าน ซึ่งอาจหมายถึงคลาวด์ที่เราจ่ายเงิน หรือการฝากฮาร์ดดิสก์ไว้อีกที่ เช่นบ้านญาติ ซึ่งเป็นวิธีที่คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยคิดถึง แต่ได้ผลดีมากและไม่ต้องจ่ายรายเดือน
ถ้าเลือกคลาวด์ ให้ตรวจว่าบัญชีของเราเปิดยืนยันสองขั้นตอนหรือไม่ เพราะรูปทั้งหมดอยู่ในนั้น หากบัญชีถูกเจาะ ข้อมูลทั้งก้อนจะหลุดไปด้วย
ถ้าเลือกฝากดิสก์ ให้ตั้งเตือนไปอัปเดตทุกสามเดือนหรือหกเดือน เพราะสำเนาที่เก่าครึ่งปีก็ยังดีกว่าไม่มี แต่จะดีกว่านั้นถ้าอัปเดตสม่ำเสมอ
ปัญหาที่เจอบ่อยหลังตั้งระบบ
อย่างแรกคือ สำรองแล้วแต่กู้คืนไม่ได้ เพราะไม่เคยลองกู้คืนเลย ควรลองเปิดไฟล์จากสำเนาเดือนที่แล้วดูสักครั้งว่ายังเปิดได้
อย่างที่สองคือ สำรองแต่รูป ไม่ได้สำรองวิดีโอหรือไฟล์อื่น ซึ่งมักมีขนาดใหญ่กว่ารูป แต่ไม่มีใครคิดถึง
อย่างที่สามคือ รูปที่ลบไปแล้วแต่ยังอยู่ในคลาวด์ ทำให้พื้นที่เต็มโดยไม่รู้ตัว ควรตรวจหน้าถังขยะ (trash) ของคลาวด์เป็นระยะ ซึ่งมักเก็บไฟล์ที่ลบไว้เป็นเวลาหนึ่งก่อนลบถาวร
อย่างที่สี่คือ ใช้รหัสผ่านเดียวกับทุกบัญชี ถ้าบัญชีหนึ่งหลุด คนร้ายจะลองใช้รหัสเดิมกับบัญชีอื่นทันที
สรุปสั้น ๆ ที่ลงมือทำได้วันนี้
- เปิดแอปคลาวด์ของมือถือ เช็กว่าการสำรองอัตโนมัติเปิดอยู่หรือไม่
- ตรวจว่าตัวเลือก “ลบรูปในเครื่องเมื่อสำรองแล้ว” เปิดค้างไว้ไหม
- เปิดยืนยันสองขั้นตอนในบัญชีคลาวด์
- ต่อสายมือถือกับคอม แล้วคัดลอกรูปของเดือนล่าสุดไว้
- ลองเปิดไฟล์จากสำเนาที่มีอยู่ ว่ายังเปิดได้จริง
ระบบที่ดีคือระบบที่เราไม่ต้องคิดถึงทุกวัน แต่ทำงานอยู่ตลอดเวลา ใช้เวลาตั้งครึ่งวันแล้วจะสบายใจไปอีกหลายปี